Eerste personeelslid aannemen: dit komt er fiscaal en administratief bij kijken

Groeit uw onderneming zo hard dat u er alleen niet meer uitkomt? Dan is het aannemen van uw eerste personeelslid een logische en spannende volgende stap. Tegelijk verandert er op dat moment nogal wat: u wordt niet alleen ondernemer, maar ook werkgever. En daar horen verplichtingen bij die u het beste vooraf goed regelt, in plaats van achteraf te moeten herstellen.

Aanmelden als werkgever

Zodra u iemand in dienst neemt, moet u zich bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever. U ontvangt dan een loonheffingennummer, dat u nodig heeft om loonaangifte te kunnen doen. Deze aanmelding regelt u meestal automatisch via het handelsregister van de KVK, maar het is verstandig om dit tijdig te controleren, zeker als u al langer als eenmanszaak of bv actief bent.

De arbeidsovereenkomst

Een arbeidsovereenkomst hoeft niet schriftelijk te zijn om geldig te zijn, maar doe dit wel altijd schriftelijk. Denk aan afspraken over proeftijd, functie, salaris, arbeidsduur en een eventuele cao. Let op: voor een tijdelijk contract van zes maanden of korter mag u geen proeftijd meer afspreken, en de regels rond proeftijd zijn de afgelopen jaren aangescherpt.

Loonadministratie en verplichte verzekeringen

• Elke loonbetaling moet correct verwerkt worden in een loonadministratie, inclusief loonstrook en aangifte loonheffingen.
• U bent verplicht het wettelijk minimumloon te betalen, dat halfjaarlijks wordt geïndexeerd.
• Bij ziekte van een werknemer bent u als werkgever verplicht om maximaal twee jaar lang minimaal 70% van het loon door te betalen. Veel ondernemers dekken dit risico af met een verzuimverzekering.
• Denk ook na over pensioenopbouw: in sommige sectoren geldt een verplichte bedrijfstakpensioenregeling.

Het aannemen van personeel is een investering in de toekomst van uw bedrijf, maar de administratieve en fiscale kant ervan is precies waar het vaak misgaat: een verkeerd ingerichte loonadministratie leidt al snel tot naheffingen of boetes. Bij LMB zetten wij de loonadministratie en de bijbehorende aangiftes voor u correct en tijdig op, zodat u zich kunt richten op het laten groeien van uw team. Bekijk wat wij voor u kunnen betekenen op het gebied van financiële administratie of neem via onze consultancy-dienst vrijblijvend contact op om uw situatie te bespreken.

Overweegt u in plaats van een werknemer een zzp’er in te schakelen? Lees dan ook: Wet DBA: handhaving op schijnzelfstandigheid.